ここでは、お客様からいただくお困りごとと共に、システム検討のポイントについて解説します。
Q
システム導入後、業務は必ず削減されますか？
A
賃貸管理システムの検討は、普段こなしている業務の手間・無駄を見直すきっかけにもなりますが、システム導入と並行して業務フローの整理をしていかないと、今までの作業にシステム登録の手間が追加されてしまうケースがありますので、事前に検討することが大切です。
Q
システム導入後の業務フローのイメージがつきにくいのですが。
A
賃貸管理システムを検討する段階で、導入後の業務フローが明確になっていないお客様は多いです。そのため、トビラークではまずは現状の問題点を一緒に考察することから始めさせていただきます。 『これはIT化によって解決できるかもしれない問題である』というところまで見えてくると、お客様が実現させたい理想の管理会社の姿が見えてきます。すると、導入後の最適な業務フローも検討することができます。
Q
トビラークの賃貸管理システムは職場環境に影響しますか？
A
影響があると考えられます。不動産業界のDX（デジタルトランスフォーメーション）がこれから進んでいくとされています。それによる改善は身近なところにあり、書類整理、鳴りやまない電話、各担当者しか対応できないクレーム、担当者の行き違い、炎天下での外回り、重い鞄…これらは全部システムを導入する「IT化」で改善できることがあります。
Q
賃貸管理システムの選択に、何かコツはありますか？
A
賃貸管理の基本を押さえているシステムを選択することが重要です。ポータルに強い、操作がシンプル、安い、などそれぞれ特徴はありますが、本来、賃貸管理の基本は「入出金」。枝葉の機能を選択軸にしてシステム導入してしまうと、思わぬところでつまずくことに繋がります。ポータル連携や会計連携、仲介向け機能などは今やどのシステムにも搭載可能な機能だから、目新しさだけで選ぶのは危険です。
Q
システム導入で結果が出やすい会社とそうでない会社の違いはありますか？
A
経営層の方々が関わっている管理会社様は結果にきちんと繋がっているようです。賃貸管理システムの改善によって利益が増大した事例は多数ありますが、そこには必ず経営層の方々の思想が反映されています。
Q
システム導入企業は、どの程度カスタマイズを行なっていますか？
A
カスタマイズが多く選ばれています。業務フローを整理し、目的に合わせたカスタマイズを導入されている企業が多いです。
Q
目的を明確にするために必要なことはなんですか？
A
現場から経営層までの意見を収集することは重要です。全国の管理会社は、業務・体制ともにとこも多種多様であり、いわゆるスタンダードがありません。なので、各管理会社によって前提が異なるため、「現状の問題点は何か、その上で何が必要なのか」を見極める必要があります。